Sıralama ve Düzeyli Sıralama

Bu bölümde elimizde yüzlerce veya binlerce satırlık veriler üzerinde yaptığımız işe göre anlamlandıracak sıralama ve gruplama işlemlerine gene DOKUMANISTAN tarzı ile en temelden Sıralama ve Düzeyli Sıralama başlığında Sıralama ve Düzeyli Sıralama konusunu anlatmaya çalışacağım. Aslında excel’i kullanan herkes sıralama işlemini bilir. Sıralamadaki örneği verdiğim linki link’den indirerek ekranınızın bir köşesinde excel, diğer köşesinde DOKUMANISTAN okumaya devam edelim. Elimizde gibi bir veri tablosu olsun. Bu tabloda farklı kategoride sıralamalardan bahsedebiliriz. Şöyle ki verilere dikkat edecek olursak 3 kolonda Metinsel veri tipi, diğer 3 kolonda rakamsal veri tipi son kolonda ise tarihsel veri tipi görülmektedir. Tıpkı önceki konularda bahsettiğimiz gibi Sıralama ve Düzeyli Sıralama veri tiplerine göre sıralamalar veya gruplamalar yaparak veriye anlamlı hale getirebiliriz. Eğer kararlı bir (alt alta aynı tipte veriler) veri tipi yoksa sıralama da istediğimiz verilerden beklenti almamız güç olacaktır. Sıralama yapmaz diyemeyiz. Yine de sıralayacaktır. Ancak önce veri tiplerine göre gruplandırarak sıralayacak, sonra kendi aralarında A’dan Z’ye veya tam tersi sıralama yapar. Tabi veriden bir anlam çıkarmak zor olsa gerek.

Sıralama

Bir veriyi sıralamak için Veriler üzerinde çalışacağımız için Veri Sekmesine geçiyoruz. Sırala ve Filtre Uygula bölümüne odaklanırsak bir grup butonlar yer almaktadır.  Şimdilik A’dan Z’ye veya Z’den A’ya butonuna göz atalım. Hangi kolonu sıralamak istiyorsak o kolon içinde konumlanıyoruz. (İlgili kolonun herhangi bir satırından tek bir hücreyi seçiyoruz.) Tablo verimizden örnekle gidersek Marka Sütunu A’dan Z’ye sıralamak istersek Marka sütunun herhangi satırında sadece tek bir hücreyi seçiyoruz. aşağıdaki gibi üçüncü satırda konumlandık. Sonra AZ butonuna tıkladığımızda Marka kolonuna göre tüm tabloda karşılık gelen verileri de yanında getirmesi sırala özelliğini önemli bir araç kılmaktadır.

Verileri Nasıl Bozabiliriz. (Aman Dikkat!...)

Bu bölümde aslında ne yapılırsa veriler birbirine tıpkı iplerin birbirine dolanması gibi artık geri dönülemez bir duruma getirilir onu anlatmaya çalışacağım. Sıralama bir velinimet ama bunun yanında yanlış bir adım atarsanız (o kadar korkmayın excel hep yanınızda sizi uyarır)  örneğin 1000 satırlık bir verinin birbirine karışmasına yol açabilirsiniz. Bir çok laf ettim. Ama çok basit yukarıda üstüne basarak tek bir hücrede konumlanmak gerekmektedir. Eğer iki veya daha fazla alan seçerseniz excel sadece o seçili yeri sıralama yaptığından sıralamanın velinimeti olan diğer kolonları yanında getirme işlemi yapmıyor. Bu sayede verileri bozmuş oluyoruz. Özellikle üstüne basarak tekrar vurgulamak istiyorum. Belirli bir alanı seçerseniz excel sadece seçili alanda sıralama yapacağınızı düşünerek verileri bozmanıza sebep olur. Tabi excel o kadar da düşüncesiz değil. Kararlı bir tablo (yan yana dizi bloğu) algılarsa ve siz de bir seçim yaparak sıralama yapmak istediğinizde aşağıdaki şekilde uyarıyı verir.. Tam da bizim hata yaparken “ Seçimi Genişlet” seçili olarak gelerek okumadan (malum çok okumuyoruz!..) direk Enter’a basarsak bile bizi hata yapmaktan kurtarıyor. Seçimi genişlet seçimi seçili alan değil tüm tablo için işlem yapmak istiyorum demiş oluyoruz. Ya diğer “Geçerli seçimle devam et” seçerseniz geçmiş olsun veriler bozulmuş demektir. Bir diğer seçim veriyi bozma yöntemi ise aşağıdaki gibi ilgili kolonun tamamını seçmemiz. Bu durumda da Sıralama Uyarısı gelecektir. Seçimi genişlet diyerek bu seçimden kurtularak doğru sıralamayı yapabileceksiniz.

Test Ediniz

Seçim yapmadan önce bir satırı farklı bir renkte boyayınız. “Geçerli Seçime Devam Et “ seçiniz ve sırala dediğinizde yukarıdaki gibi verilerin kaydığını göreceksiniz. Bu bahsettiğim hatalar hepimizin ben de dâhil bir zamanlar yaptığımız klasik yanlışlar. O yüzden böyle bir başlıkla bilgilendirmek istedim. Sıralama ve Düzeyli Sıralama

Düzeyli Sıralama

Yukarıda anlattığımız sadece bir kolonu sıralamak içindi. Şimdi ise birden fazla kolonu nasıl sıralanacağından bahsedeceğiz. Birden fazla derken, kolonlar birbiri ile ilişkili bir sıralama olacak.

Veri Sekmesinden aşağıdaki butona tıkladığınızda karşınıza seviyelendirme yapabileceğiniz bir ekran gelecek. Not: Yukarıda bahsettiğim kural tablonun içindeki hücrelerden birinde konumlanmamız gerekiyor. Menüde “Düzey Ekle” Butonunu kullanacağız. Tablodaki örnekle devam edelim. Ürün Adına göre A’dan Z’ye Sırala sonra da Marka’yı Z’den A’ya göre sırala dersek. Bunun Düzeyli sıralamadaki karşılığı

• Önce Ürün Adı A’dan Z’ye
• Düzey Ekle
• Daha Sonra Marka Z!den A’ya

Sonucu yukarıdaki gibi görülecektir. Burada mantık şudur. Önce Ürün Adınız A’dan Z’ye sıralayacak. Daha sonra Aynı isimde olanlar alt alta geldikten sonra Marka kolonunda sadece Ürün Adındaki benzer alanlar arasında Z’den A’ya sıralama yapacaktır. Yukardaki tabloda Ürün adında birbirine benzeyen Computer verisini incelediğimizde Marka kolonu I Harfinden C harfine doğru sıralandığını yani Z’den A’ya sıraladığını görmektesiniz.

Biçimsel Sıralama Koşulları

Sıralama işlemini hep veriler üzerinden anlattık. Ancak sadece veriler değil biçimleri üzerinden de sıralama yapılabilmektedir. Sıralama koşullarına gelmeden önce aşağıda görüldüğü üzere Sıralama koşulunu Değerler’den değiştirdiğimizde diğer seçenekler biçim üzerinedir. Düzen Sekmesi’de seçilen kolonda hangi renkler varsa o renkler belirecektir. Örneğin aşağıda Marka kolonunda Pembe, Yeşil, Sarı renkler tespit etmiş. Hemen sağ kısmında ise Üstte ve Altta seçenekleri vardır. Sıralama koşullarında biçimsel sıralama da sadece belirttiğiniz biçime uyan satırları ya en üstte gruplayacak ya da en altta. Bunun dışında sıralama biçime göre yapması da mantıksız olur takdir ederseniz. Diğer Biçimsel sıralama koşulları ise Yazı Yipi Rengi : Adından da anlaşılacağı gibi Yazının rengine göre üste ve alta sıralayacaktır. Hücre Simgesi : Genelde koşullu biçimlendirme de gördüğümüz biçim türlerine göre sıralama yapmak için kullanılır.

Düzeyli Sıralama Butonları

Şimdi gelelim Düzeyli Sıralamanın diğer tuşlarının ne işe yaradığına;

• Düzey Ekle : Yukarıda anlattığımız gibi Her Düzey ekle’de Yeni bir “Daha Sonra” açılır. Bu şekilde her bir kolonu düzeyli sıralamaya dahil etmiş olursunuz.
• Düzey Sil : Eklenen Düzeyleri Silmek için Kullanılır.
• Düzeyi Kopyala : Oluşturulan bir düzeyi aynı özelliklerle sıralamış olursunuz
• Aşağı – Yukarı Tuşlar : Sıralamanın düzeyini değiştirir. Sıralamanın düzeyini değiştirir. Yukarıdaki örnekle anlatacak olursak Önce ürün Adı sonra Marka sıralaması ile Önce Marka sonra Ürün Adı şeklinde değiştirmenize yarar. En çok kullanacağınız butonlardır.
• Verilerde Üst Bilgi Var : Bu checkbox gözden kaçmamalıdır. Eğer sıralama yapacağımız alanda başlık yoksa seçim kaldırılır. Eğer başlıklı ise seçili olmalıdır. Hiç müdahale etmezseniz seçili olarak gelecektir. Başlıksız veride seçili olursa ilk satırı yani ilk veriyi otomatik başlık olacak alacağından sıralamaya dahil etmeyecektir.

---

Özel Liste ile artık aynı şeyleri tekrar tekrar yazmaya gerek kalmayacak.